ProjektledarDetta är en maskinell transkribering (KB-Whisper) av avsnittet som publicerades 2025-07-16. Fel kan förekomma.
Lyssna på avsnittet: AI 8: Så inför du Co-Pilot och AI-verktyg i din organisation med Hanna Radtke Bergström
Transkribering
Idag ska ni få höra av Hanna Ratke Bergström om hur man inför Copilot med generella AI-verktyg erfarenheter från att ha hållit på att jobba med det här i organisationer. Ett väldigt intressant avsnitt. Hon har väldigt mycket kunskap att komma med. Så häng med på det. Häng med på, ska ni också göra, på våra kurser. Nu blir det lite reklam.
Kurser, AI, för projektledare. Det finns tre varianter, en grundkurs, En fortsättningskurs, en fördjupning en dag. Och sedan har vi en kurs inriktad mot copilot. Och sedan kör vi mycket interna kurser på olika företag också. Det här får du gärna gå in på Projektledarpodden.se och anmäla dig, eller skicka ett mail till mig och fråga om du har några frågor kring de här kurserna. Det var all reklam för den här gången.
Jag som har podden heter Mattias Seibe, och nu kör vi. Matilda Seybe: Du vill lyssna på Projektledarpodden. En podd för dig som gillar att leda projekt och vill lära dig mer av andra om projektledning. I dag har vi med oss Hanna Ratke Bergström. Hon har varit Gen AI-lead på Vattenfall. Välkommen till Projektledarpodden.
Tack snälla, kul att vara här. Gen AI-lead, vad är det? Det kan man verkligen fråga sig. Det är en av de här nya titlarna som man ser nu. Poppa upp överallt. på arbetsmarknaden. Så jag har jobbat som GenAI-lead, alltså generativ AI.
Lead på Vattenfall Värme till för bara några veckor sen faktiskt. Sex år på Vattenfall och nu tar jag steget ut att jobba som egen inom generativ AI. Men du är inte det minsta teknisk säger du. Hur hänger det här upp? Ja, det är en bra fråga. Det brukar vara en av de saker Som jag inleder med.
Jag pratar för väldigt mycket och vänder mig mycket till icke-tekniska team ute i stora verksamheter, mellan stora organisationer och företag. Jag brukar säga: ja, jag jobbar med AI, men jag kommer inte från IT-sidan och jag är inte ens teknisk. Och då brukar folk haja till och tänka: vänta, det där kan jag relatera till. Och sen säger jag att jag har lyckats skapa väldigt stort värde ändå, trots att jag inte har den här IT-biten med mig. Jag kommer från organisation för marknadsföring, från affären och från det hållet och det är min inväg i generativ AI.
Spännande! Vi ska komma in lite mer på vad du jobbade med då. Men jag vill gå in på AI-utmattning. som du har pratat om. Vad menar du med det? Jag tror att många idag, väldigt många som jag pratar med, bara jag nämner ordet AI. Du och jag, vi är stora entusiaster kring det här ämnet.
Men för väldigt många så klingar det här ordet stressande och man känner att okej, nu är det ytterligare en sak som jag måste lära mig. Jag hinner inte lära mig AI. Jag är inte teknisk, var börjar man? Vad kan jag göra? Vad får jag ens göra? Och de här frågorna.
Och så ser man då. Överöses med information i alla dessa sociala kanaler vi har. Nyhetsbrev och liknande. Du kan göra detta och detta och detta och detta. Och då blir många ganska utmattade. Och lite stressade och känner jag vet inte var jag ska dra igång det här.
Sen har vi en falang som är jätte på AI och som utnyttjar det. Men jag tänker på den stora massan som faktiskt inte har dragit igång än och som känner sig utmattade av alla dessa möjligheter som finns nu. Du säger dessutom att det blir svårare och svårare att ta sig in ju snabbare AI-utvecklingen går? Både ja och nej. Missförstå mig rätt, eller vad man ska säga. Jag tror att den bästa dagen att luta sig in i att använda AI i sitt eget arbetsflöde, i sitt team eller liknande, är nu idag.
Och då menar jag inte ”gör om allt”, ”skapa den enorma förändringen”, utan bara testa en ny pront, testa att ställa en fråga, till ett gratisverktyg eller liknande om man nu är på det första steget. Men gör man inte ens det och sitter och väntar på att eller på nåt sätt tänker att det kommer att försvinna. Då tror jag det kan bli lite svårare framåt att keep up eller vad man ska säga med den här utvecklingen. Men bara fokusera på ditt egna intresse kring AI och vad du skulle behöva och ett steg framåt så är du igång. Om jag som projektledare ska introducera AI i min organisation imorgon med dina erfarenheter från Vattenfall.
Du får berätta det som inte är hemligt. Det första jag ska göra är konkreta aktiviteter, nu är jag tyst en halvtimme. Jag vet inte, Mattias. Jag skulle kunna dela lite hur jag började. Skulle du vilja det? Precis som vi inledde med det här samtalet så är jag inte från IT-sidan.
Jag är inte den naturliga som söker upp den senaste tecken, som står i kön till när Apple har ett nytt släpp eller liknande. Det är inte jag. Men om vi tar oss tillbaka till slutet på 2022. Då jobbade jag som marketing manager på Vattenfall Värme. Alltså med marknadsföring helt enkelt. Jag satt i mitt kök. på och fixa med nåt till barnen inför jul.
Och samtidigt satt jag och försökte testa lite att skriva med det nya som kallades för ChatGPT. Och det som hände där och då. Jag tänkte verkligen vad håller på att hända? Det här är inte Google, det här är nåt … Det här är nåt helt nytt. Jag såg hur den här tekniken kunde redan då skapa output alltså skapa texter som var likvärdiga med det jag jobbade med inom marknadsföring.
Och jag hade tre val kan man säga. Antingen du vet, ignorera AI och bara köra på som vanligt. Eller att helt ändra bana. För jag kunde se ganska snabbt inom det som jag jobbade med mycket generösa saker. Konvertera texter, dokument och såna här saker. Då kan AI göra detta mycket bättre, antagligen snart.
Så ska man helt byta bana då eller det tredje alternativet var att luta sig in i den här tekniken och lära mig allt jag kunde. Och det någonstans är mitt tips till alla. Var man än jobbar som projektledare, luta dig in i det och jag gillar det uttrycket. Det behöver inte betyda att du ska bli en expert. Utan bara se okej, hur kan det här boosta mig och frigöra tid och resurser för mig? Så snabbspolade vi lite från slutet på 2022.
Det som hände för mig var att jag testade, la tre, fyra timmar per dag på att ingen behöver göra. Men jag gjorde det. jättemycket tid på att testa de här verktygen. Med det jag arbetade med också. På ett complied set naturligtvis. Men inom marketing och inom kommunikation. Hur kunde jag testa de här verktygen?
Och sen så började jag lära andra på jobbet. Jag började köra pilotprojekt inom sälj inom marknadsföring. Och CX och liknande. Och sen så gick jag in i rollen som Jenny. lider av vatten, värme? För vi såg hur framgångsrikt det här var. Och att det inte bara skulle stanna vid marketing.
Utan det här är något som alla verkligen… Plus det som också hände var naturligtvis att de här verktygen. Vi hade Microsoft Co-pilot. Det blev bättre och bättre och funktionerna blev… man kunde göra mer. Att ta den bollen och hjälpa hela organisationen i att skapa struktur och en tydlig väg från A till B. I att alla våra personer i teamen skulle använda AA-verktygen och få hjälp att göra det.
Det var en lång förklaring på din fråga. Jättebra! Det första ni gör är att identifiera arbetsflöden. Var gör ni störst nytta? Exakt! För det är många som tänker att nu ska Vi applicerar AI på våra arbetsflöden.
Och så börjar man i verktyget. Okej, vi har Microsoft Copyd. Vad kan Copyd göra? Eller vi har ChatGPT Enterprise. Vad kan den göra? Och så vidare.
Det skulle jag säga inte är rätt väg att börja. Börja i… Börja i ert mål eller i era problem. Där ni tror AI kan göra skillnad. Men alltid, alltid börja i i ert mål och sen ser ni vilket AI-verktyg som skulle kunna stötta oss här, och så vidare. Så att börja i målet.
Kan du göra ett exempel på det från verkligheten, där du har varit med och gjort det? Ja men absolut. Om man exempelvis har ett team på 10-11 personer eller liknande, så kan man börja i att ge alla i uppgift att föra tidsdagbok. Under två veckors tid, varje halvtimme… Jag vet att det låter mycket. Men det är otroligt effektivt för att se hur arbetsflödena egentligen ser ut.
Så varje halvtimme skriver man: vad gör jag just nu? Nån kort mening, eller ett ord, eller vad det kan vara. Sen kan man tillsammans titta på detta och då har man data från två veckors tid. Då kan man se och ringa in. Det här blir lite av en workshop men det är väl värt tiden. Man kan sätta detta i samband med kanske en konferens eller liknande.
Då man ses. När man har svart på vitt, att man väljer var man lägger mycket tid. Administrativa uppgifter där AI sannolikt kan göra en stor insats. Där kan man börja. Ett exempel skulle kunna vara att vi är många som lägger otroligt mycket tid på möten. Det skulle jag säga är första steget in i att få en instant win som man säger med AI.
Då tittar man naturligtvis på att vi kan se att vi sitter väldigt mycket möten. Det tar mig tid. Väldigt många av mina kollegor vet jag tidigare la kvällar på att: sammanfatta mötena och skicka ut till ACTION-points. För man sitter i möten hela dagen i stort sett. Med AI så behöver man inte det längre. Vilket är helt fantastiskt.
Och då blir nästa steg att den här mötesassistenten vi behöver ha in i vårt team. Vad funkar enligt vårt företags regelverk som är jätteviktigt, alltså AI-policyn? Då kanske det är. Microsoft Teams exempelvis. Sen så sätter man sig in i det. Gärna i någon strukturerad lärotid.
Så att man också får en chans att lära sig det här verktyget. Ganska snabbt kan man byta ut det här gamla sättet att jobba med möten. Till det här nya AI-boostade sättet att jobba med möten. Och väldigt snabbt skapar det momentum ska jag säga också. För då ser teamet. Jag behöver inte sitta längre på kvällen.
Och försöka komma ihåg vad alla sa nu med mötena och tyda mina kråkfötter till anteckningar. Jag kan direkt i mötet få den här statistiken. Och dessutom massa mer. Du kan få känslan i mötet du kan få analysera det på massa olika håll. Men det skulle kunna vara ett exempel. Jag vill borra lite i det där och sen kan vi gå vidare.
Men om vi tittar just på mötet, hur använder ni copilot här då? Rent praktiskt slår ni igång transkriberingen? Har ni promptat innan eller har ni någon färdig prompt som ni alltid kör? Hur gör ni? Absolut. Jo, det är alltid någon, den som har kallat mötet eller så, att man slår igång inspelning och transkribering på mötet.
Och det som jag också fortfarande är väldigt tydlig med det är att jag alltid frågar också. För nu jag vet hur jag kommit så pass långt. att det är så många som tänker att man klickar igång det där. Och så körs det på i bakgrunden. Men av respekt för alla för mötet också. Och dessutom så kan det vara så att det finns flera typer av möten som inte ska spelas in. Som är där man ska kunna ha en konfidentiell diskussion som inte ska sparas eller på något sätt spridas.
För att alltid säga det inledande med att: Är det okej om jag spelar in här just för att För att inte missa de här viktiga sakerna som kommer sägas. Är du okej med alla? Man kan bara säga räcka upp en liten klicka, kicka på en liten hand ifall du skulle vilja inte göra det. Och då gör vi inte det heller. Så är det bara en som säger: Vet du vad jag känner mig riktigt bekväm med detta? Jag skulle vilja ha en dialog utan inspelning.
Då spelar man inte in helt enkelt. Utan då får man ta sina vanliga pennor och papper. Och sen sköter ju AI allting i Copilot. Jag låter den gå på. Det finns många olika funktioner. Man kan se transkriberingen under själva mötet.
Du kan chatta om mötet under själva mötet. Kommer du in sent till ett möte, på något sätt, så kan du i CoPilot fråga: Vad har Hanna pratat om egentligen i det här mötet eller liknande? Det finns många funktioner. Men jag skulle säga personligen så är guldet för mig i alla fall det som sker efter mötet. För det som är då är att inspelningen poppar upp direkt i möteschatten. Så naturligtvis är det här fantastiskt för alla som missade det här mötet.
Man vet exakt, man kan bara klicka igång den där. Och då får man också tillgång till statistiken kring det här mötet. Det är jättebra. för ledare exempelvis. Vilka pratade egentligen på det här mötet? Det kan man också se. Det finns en liten lista på vänster sida där man ser hur mycket och var någonstans folk har pratat.
Det kan vara ganska intressant att se också i en kontext, där det var ett bra, öppet möte där alla fick chans att säga sitt. Men sen naturligtvis är det ju då det här. möter sammanfattningen. Transkribering vet vi. Det kan bli bara en enda lång radda av … vad ska man säga … ord! Vi människor pratar väldigt mycket, snabbt och ofta stora omvägar från fokustemat. Så möter sammanfattningen.
Det är där du hittar guldet. Där sammanfattar AI ofta väldigt bra. Det skulle jag säga. Den kan du koppla. Copy Paste:a och sprida till dem som du vill sprida till. Men alltid kolla igenom den naturligtvis.
Det ska vi alltid göra med all typ av AI-output. Och den kan ha missuppfattat saker. Copilot. Den kan ha, stava fel men det kan vara om man har engelska uttryck eller uttryck som den inte är van vid så kan det vara att den har uppfattat på konstiga sätt. Och dessutom i slutet av detta så får man en actionlista. Där den också föreslår vad som blir nästa steg.
Det ska man ha som inspiration när man skickar ut det här till sitt team. Men jag brukar köra ett helt arbetsflöde med Co-Pilot. Där mötet egentligen inte börjar i Teams utan det kanske börjar i Business-chatten. brainstormar och bollar idéer kring ett möte, mötesagenda och liknande. Och sen så hoppar man över till Teams. Eller till och med Powerpoint då om man ska bygga presentationen. Och sen spelar man in mötet i Teams och tar sammanfattning och liknande därifrån.
Och hoppar över till Outlook där man fortsätter i Copilot. Jätteintressant! Ett tips där gällande om någon inte vill att man transkriberar det eller spelar in hela mötet som jag har fått och som jag använder ibland det är att man säger: skulle det vara okej att vi på slutet sammanfattar mötet med en transkribering. Då kan man få den delen. Och det ställer nästan alla upp på. Då är det ju jag som högläser i princip hur jag uppfattat, vilka actions vi har alltihopa.
Och sedan får jag ändå det utskrivet. Och dessutom får jag en konfirmation från allihopa att det var det här vi gjorde. Så jättebra beskrivning. skrivet av dig här hur ni hanterar möten. Det finns mycket vi skulle kunna prata om här. Men har du fler sådana här instant wins? Snabba saker tre konkreta exempel.
Du har haft ett exempel nu. Som ni såg när ni gjorde det här. Absolut! Då skulle jag tänka att jag skulle nog faktiskt vilja slå ett slag för Word! Copilot i Word, om jag får en lite bortglömd funktion För det är väldigt många som lyfter CoPilot i Teams i Outlook, med mejlhantering och i Excel. Många tänker att det där med Word, det är bara att få den igång.
Men om du jobbar med text, vilket jag tror de allra flesta gör idag: Ge Copilot i Word en chans. Just för att den kan skapa fantastiska draft. På olika språk, i många olika tonaliteter. Det var du som alltid, klicka på Copilot-ikonen. Och sen så börjar du skapa ett draft, ett utkast av vad du behöver. Det kan vara allt från styrdokument till kommunikation.
Intern, extern och så. Testa Copilot i Word. Många av mina projekt eller idéer startar faktiskt i Word. Jag gör mycket det här för att även om man ger sig in i Business Chat och chattar om olika idéer man har på ett idéstadie. Så kan man också göra det i Copilot i Word. Ja, den då.
Jag gillar också Word. Det man ofta glömmer är att det finns en bra dikteringsfunktion där. Den håller reda på röster. Använder man inte Teams utan man sitter på ett möte där vi sitter alla tillsammans i samma rum då håller reda på vilka olika röster det är. Och så kan man lägga till det efteråt. Röst 1 var Bosse, röst 2 var Lisa och så vidare.
Riktigt, riktigt vasst. Har vi två, har du ett tredje konkret exempel? Det finns så många, det finns så många man skulle kunna välja mellan. Men då tänker jag att jag fortsätter på ditt tema. Och säger det här med röst. Det är något som vi ser exploderar.
Verkligen inte bara i Copilot utan på alla andra stora AI-verktyg som är där ute. Alltså röst, alltså styra med röst snarare än att vi skriver. Vi förflyttar oss verkligen från… är egentligen vad vi, om vi kommer behöva göra någonting i framtiden, blinka till vår AI eller liknande. Men, det som växer enormt mycket nu är röst och varför. För det är så bekvämt naturligtvis. Och att ge sig ut.
Varför inte? Vi sitter så mycket på våra kontor, vid våra skrivbord lutade. Vi behöver ta alla chanser vi kan för att ge oss ut och ta den här <i>walk and talk</i>, precis som du tar walk-and talk med en kollega i hörlurarna. Så gör det med AI! Du kan lösa arbetsproblematik medan du tar en promenad via din telefon. Med rösten, och då behöver du naturligtvis apparna.
Alltså mobila appar, skulle jag säga. Och om du då befinner dig som jag i Microsoft Universum 1 så finns det att genom MT66, CoPilot-appen en chans. Eller vanliga CoPilot-appen också. Då kan du definitivt prata med AI. Och att faktiskt bryta sig loss lite från skrivbordet. Och lägga på ytterligare en dimension i effektivisering.
Att ge dig ut i solen istället och prata med CoPilot via appen. Ett tips där jag brukar alltid avsluta de samtalen med kan du sammanställa det här till en powerpoint eller kan du sammanställa det här till ett Word-dokument eller liknande så när jag kommer tillbaka att jag kan börja använda det direkt för jag orkar inte titta igenom hela min konstiga konversation som vi har haft. Exakt så! Det blir nästan på en gång. Från att man bara babblar in i appen så har man strukturen. Och sen dessutom kunna ge ett kommando till AI som sen omvandlar detta som du säger till en bra Powerpoint eller en presentation på olika sätt.
Det är ju faktiskt fantastiskt. Och för dem som övar sig på språk. Till exempel jag brukar få lite gnäll på min Bad English som jag använder mig av i de företag jag är. Och då övar jag mig på det. Och i dag är till exempel ChatGPTs så fantastiskt bra så den kan tala om för dig att dina tunga. Du måste sätta den längre fram mot tänderna.
Säg det där igen. Det är på den nivån den hör när jag pratar. Jag blir inte så mycket bättre för det. När man går och pratar där så är det riktigt bra att kunna säga åt och vara lärare till mig. Nu vill jag att vi går och pratar här. Nu går vi tillbaka till det här.
Jag är projektledare. Hur bedömer man organisationens mognad för ett AI-införande? Kan man ha några nyckelindikatorer? Ja, absolut. Och då förflyttar vi oss från individen. till teamnivå en organisation. När vi tänker vi har årsmål, mål vi vill nå, vi vill ha AI-stöd i detta.
Det är smart att tänka ut specifik AI-strategi. En AI-strategi är inte konstigare än en vanlig strategi. Det handlar bara om hur man ska ta sig från var man är idag till önskat tillstånd och vad man vill. Vill uppnå. Vissa aspekter måste man tänka igenom. Och en av dem är ju naturligtvis den här digitala mognaden.
Hur pass mogen är den här organisationen för det här steget? Och det kan ju gå olika snabbt beroende på hur många vi pratar om här. För ju fler, desto större skillnad har man ett litet team eller en liten organisation. man ofta röra sig ganska snabbt. För man kan snabbt se var man befinner sig. På vilken nivå och tar det därifrån. Står det organisation då behöver man nånstans ha en indikation eller mätning på den digitala mognaden.
Din specifika fråga var hur man mäter det? Ja vad mäter man? Vad är det för nyckelindikatorer? Ja precis. Om du står inför en AI-upptäckt. i arbetsflödena, organisationen och teamen. Jag brukar rekommendera självskattningstester.
För att se hur individerna skattar sig. Det här är ett väldigt enkelt sätt att göra. Och väldigt effektfullt också. Sen finns det vissa moment med självskattning som vi vet. I min erfarenhet är det otroligt effektivt just för att man kan se över tid hur människor svarar olika på samma frågor. Och att då börja anonymt…
Helt anonymt naturligtvis. Två minuters test som man skickar ut via länk till alla. Obligatoriskt att svara. Elva, tolv frågor kanske. För att mäta nuläge. Och då kan det vara en skala ett till fem.
Hur skulle du skatta din digitala mognad idag? Sen har man ett antal följdfrågor. Inställning till teknik? Vad har du för känsla kring AI? Hur väl känner du till vår AI-policy? Hur mycket använder du AI i ditt arbete idag?
Vad ser du för potential i AI i ditt arbete framåt? Och så vidare. Detta är frågor som in ganska väl var personen befinner sig. Och sen köra sina insatser för utveckling på de här frågorna. Och sen efter kanske sex månader eller efter projektet ställa samma frågor igen och personerna får skatta sig. Då kan man se en ganska tydlig förflyttning oftast.
Hur introducerar man ett AI-verktyg utan att få motstånd? Eller det är okej med motstånd. Men kommunikationen … strategi? Hur ska man tänka? Ja och det beror naturligtvis jättemycket på vad man har för team framför sig. Det finns ju många som är, väldigt många idag är väldigt positiva och vet att humliga efter det här har någonstans bara väntat på att ledaren ska säga vet ni vad, nu ska vi gå över till att titta på hur vi kan jobba med AI för att stötta oss i olika arbetsflöden.
Många där säger absolut. Men just för att man vill göra detta. Och man ser också hur pass effektivt det här kan vara. Men det finns definitivt många också som man ska ta med största respekt. Som också lyssnar till som inte är lika positiva. Det kan grunda sig i många olika faktorer.
Men väldigt mycket det här att det kan handla om datasäkerhet. Man kan jobba i en högriskbransch eller man jobbar med mycket personuppgifter. Vi känner alla till GDPR och så vidare. AI är långt ifrån perfekt. Det finns stora, stora risker med AI idag. Man behöver veta hur man ska hantera sin data på ett bra sätt.
Jag brukar först lyssna till vad jag har för team framför mig och sen helt enkelt ha diskussion kring de här frågorna där alla får säga sitt. Och alla, allas åsikter måste få höras lika mycket. Och att man tillsammans kan hitta en väg framåt. Ofta handlar det om att ta företagets AI-policy eller regelverk eller guidelines eller vad man nu vill kalla det. Och bryta ner det till okej det här får vi göra, det här får vi inte göra. så är folk också väldigt trygga i. Ja okej, då vet jag att jag är helt säker i exempelvis det här verktyget eller den här miljön.
Sen att också brukar jag visa på att om man befinner sig i en stor organisation att det här är något som hela organisationen stöttar. Det är inte bara ett initiativ för någon som tycker det är coolt med tech eller någonting. Utan det här är verkligen något som finns. i hela vår organisations strategi framåt. Och då blir det också lättare för individer som har känt ett visst motstånd. Då förstår jag att det här är något som hela företaget gör tillsammans. Jag brukar visa på olika strategidokument eller liknande från högsta ort helt enkelt.
Titta här det är verkligen det här vi ska göra! Och sen också naturligtvis ge de här här personerna möjlighet, plats och tid att lära sig. Just att visa på Vet ni vad, det är inte bara det att vi ska släppa de här verktygen i knäna och sen säga lycka till! Hej då! Utan det är verkligen ”vet ni vad, på vårt styrmöte på måndagar tar vi 15 minuter och pratar kring AI, att dela olika erfarenheter och på fredagar. En timme kanske man avsätter för lärande i detta som ju finns på många olika håll.
Okej, då har man det så man har en trygghet i att det här gör vi tillsammans. Och en annan sak som vi också lyfter är att faktiskt visa de här personerna värde direkt. Så man också gör det mycket mer konkret. Applicerbart för dem. Många kan säga: Jag ser ingenstans vad jag skulle kunna jobba med AI i mitt arbetsflöde. Det är inte för mig.
Men då brukar jag säga: Nu får jag utreda smala dig lite brukar jag säga. Och så tittar vi på och det skulle kunna vara en sån sak som att använda AI för research exempelvis. Få personer behöver inte researcha olika typer av möten eller projekt eller vad det nu kan vara. Och det kan du tjäna jättemycket tid på, på en gång. Så det är olika steg som jag brukar jobba med för att få med alla alla i teamet inte bara de redan till hälften av. Vad roligt att du nämner det med Research för det brukar vara en ögonöppnare.
Både när man kör i Copilot, när man kan köra på interna dokument och sammanställa alla läsnings-learn för de tidigare likartade projekten som jag har tillgång till. Gör det på tre PowerPoints. Att kunna få den är helt fantastiskt. Då brukar en del invändningar försvinna. Har du några fler invändningar svara på dem? Ja, jag nämnde några.
Osäkerheten om vad man får och inte får göra. Jag har inte tid. Men också att man inte riktigt vet vad AI faktiskt kan göra. Man tror att nånting väldigt stort och komplext eller den här klassikern ska jag säga att man har testat men man har absolut inte fått ut det. nånting som man tycker är bra. Vilket är jättevanligt som jag förstår. Skriver du bara en mening i ett gratisverktyg.
Då får du inte ut särskilt bra grejer. Där finns det många som redan där ger upp. Nej, vet du vad, AI? Det där är inte bra. Det funkar inte. Då får man också gå in och säga, vet du vad, du ska inte stanna där.
Och dessutom så ska du kanske inte jobba så mycket med ett gratisverktyg. Och visa på den här magin som händer. Om du faktiskt behandlar AI som att som en diskussion om vad som händer och du lär dig de här promptingteknikerna. Och sen också att ha en högre licens. Där händer massa magi också. För där stannar många.
Och jag vet inte hur många gånger jag hört om alla verktyg. Det är jättedåligt. Det är jättedåligt. Jag tycker det är en rolig diskussion. Då brukar jag ställa följdfrågor: Hur använder du verktyget? Har du verkligen gett det en chans?
Vad roligt. Hur hanterar du rädslan? Att AI tar över folks jobb? Vet du, högsta respekt för den frågan. För jag förstår den frågan. Man ser nu…
Vad som händer i världen. Om vi lyfter blicken på jobbmarknaden och nya kompetenser behövs. Men jag brukar alltid säga också att det är inte så att det ska komma en robot idag och sätta sig vid ditt skrivbord och knuffa iväg dig. Inte idag i alla fall. Vad som händer imorgon vet jag inte. Men då brukar jag säga Nej, men herregud.
Det här är en möjlighet. Vi måste se det som en möjlighet. Det man behöver förstå är att man behöver lära sig grunderna i det här. Det behöver man faktiskt! Det vet jag inte hur jag skulle kunna säga på ett annat sätt. Att lära sig använda AI i sitt arbete kommer boosta inte bara dina arbetsflöden utan också hela din verktygslåda!
Jag brukar ta som exempel… En gång i tiden så satt jag och gjorde en halvtaskig webbcopy. Nu med AI kan jag skapa hela webbsidor, hemsidor, utan att vara det minsta teknisk. Jag gör det tillsammans med AI. Du kommer få en jätteverktygslåda! Och det är ingenting att vara rädd för utan bara att försöka tänka så här.
Återigen, luta sig in! Jag gillar det ordet! Det behöver inte betyda att du ska bli expert på något sätt. Det det betyder är att man har den här nyfikenheten. Ett nytt sätt tänka kring arbete. Att jag kanske inte kommer ha samma roll i alla dessa år som jag hade en gång i tiden.
Utan nu förändras marknaden så pass snabbt och behov… och att snarare ha det här Ever Learning Mindset. Och det går väldigt bra hand i hand med AI. Och, ska jag säga. Just rädsla kring nya saker brukar ofta minska i takt med att man sätter sig in i ämnet. Och när man har fått de första AI-verktygen att fungera och vi har börjat titta på arbetsflödena hur tänker man nästa steg? Hur får man det att fortsätta växa?
Glädjen och så. När entusiasmen försvinner litegrann, eller? Den är jätteviktig. Jag tror många företag tänker nu ska vi ha AI på agendan och konferensen. konferenserna, AI-fokus. Man drar igång på olika håll, olika projekt. Men, jätteviktigt att tänka att det här är inte någon typ av one shot.
Utan det är ett nytt sätt att jobba. Att titta på veckorna, titta på de teammöten som man har. Och dessutom måldokument naturligtvis. Både individuella och för hela teamet. och liknande. Att sätta in AI där. Så att du håller det här.
Och dessutom om du startar olika ”ai use cases”. Då måste det upprätthållas. Personen måste få stöd någonstans. Att avsätta en kvart på styrningsmöte på måndagar kanske. Och sen en timme på fredagar eller liknande. För att kunna fråga svar.
Vad har gått bra? dela framgångar och applådera det supermycket. Men också stötta de som har kört fast. För det kommer hända. Och det som är så spännande i sådana diskussioner tycker jag är inte bara att man får massa inspiration från vad ens kollega har gjort Men idéer föds. För om man har ett projekt där man har gjort på ett nytt sätt och kan se det och dessutom göra plats för diskussion i teamet en gång i veckan, eller varannan vecka om man inte har den slotten en gång i veckan. Men återkommande i alla fall.
Och fånga upp och hjälpa folk över hindren som kommer att komma, över frustrationerna, över att verktyget kanske inte funkade som det skulle, det blev fel. Att kunna hjälpa folk i den slotten bokad. Det som händer då är ju att det här sprider sig. Man får idéer till nya projekt, nya sätt att jobba. Nån har kanske hört om ett nytt verktyg, ska vi titta på det? Och bit för bit så stöper man liksom på ett naturligt sätt om det här flödet.
Du nämnde att titta på ett nytt verktyg, så ni jobbade inte bara med ett verktyg utan vågade titta på andra verktyg också? Hur Hur ska man tänka när man väljer verktyg? Absolut! I en organisation brukar det vara så att IT är de som utvärderar det valda verktyget för organisationen. Oftast startar det där. På en stor organisation kan det handla om över ett år av utvärdering av vad som passar vår verksamhet bäst.
Allt vad som håller vår data säker. Våra kunders data säker. När de har landat i det så brukar de tillhandahålla det till alla funktionerna i organisationen. Det körs utbildningar och liknande vid Cach eleverna in development, man har HR. Och affärerna har börjat implementera det här på alla möjliga olika håll. Ofta handlar det inte om att det är huvudverktyget. är något som du själv får välja utan det är det som organisationen rekommenderar.
Det är ofta det som du kan använda med de interna dokumenten upp till en viss säkerhetsnivå. Men dessutom, jag rekommenderar alltid att man ska se vad som finns därute med offentlig information. Det är inte så att man ska aldrig förbjuda någon, tycker jag i alla fall, att ta del av utredningar. Självklart då. Säg att din organisation använder Microsoft Co-pilot, Anti-65. Då gör man det.
Men där kan man ha fantastiskt bra stöd också av Chucky Bt, Claude, Perplexity, Geminipe. Alla de här. Fast då gör man det med offentlig konfirmation. Så vilket verktyg man väljer beror också mycket på vad man har för mål. Vad är målet? vad är problemet som man vill lösa och sen också vad vi får göra. Och då blir det ganska tydligt vilka… hur man kan röra sig mellan olika verktyg.
Har du några speciella tips till en projektledare? Ja, kära projektledare! Det finns massor du kan göra med AI. Det är en helt fantastisk palett. som finns där ute i stöd. Se det här som din resa i att ta tillbaka tid från administrativa uppgifter som slukar din tid och kanske även din energi. Och livsbejakande tider.
Projektledare ja, det finns massa saker du kan göra. känner mig ofta till icke-tekniska nybörjare då. När det gäller AI. Och befinner du dig där, då är det just att se… om det är på jobbet, vilka verktyg finns? Vad får vi göra? Och att bara börja testa! Jag vet att alla säger detta hela tiden.
Bara börja testa! Men det är först då man ser magin, faktiskt. Det är först då du ser att jäklar vad detta går gav mig mycket tillbaka. Och sen då naturligtvis att sätta sig in lite i det här med hur man jobbar med AI. Det vill säga att det du får ut från AI är bara ett utkast. Och den här saken att det är inte copy paste på något sätt.
Vi befinner oss ju nu i en värld där vi översköljda av AI-genererat material. Och om du ska hålla en presentation för en grupp viktiga personer. Så absolut, du kan göra det blixtsnabbt med AI. Men det är inte de som är intresserade av att höra. Magin händer när du mixar din kompetens, din exklusiva erfarenhet som människa och professionell person. Och kunskap.
Med AI-verktygen. då kan det bli hur bra som helst. Så att hitta hur du kan få den här boosten. Det är verkligen så jag har gjort. Det har förändrat hela min arbetsvana, AI. Att börja använda och se: Hur kan jag i de här specifika områdena få stöttning av AI? Och sen har jag märkt att Det har gått så otroligt bra!
Att man går till nästa nivå, nästa nivå. Och sätta dig in i nån typ av känsla av nyfikenhet. Om jag ska sammanfatta det med ett ord också. Jag sitter här med min Powerpoint. Jag skriver litegrann. Jag tänker att jag ska be den fixa till min engelska.
Jag klickar i CoPilot och får upp en chatt till höger. Och så skriver jag där. Och säger att det där… “…det får du fixa själv”. Sedan kommer Mattias och säger ”Du måste klicka här på Co-Pilot. Du måste klicka inne i presentationen.
Du kan inte klicka till höger. Och då har jag bara en djup suck. Hur ska jag komma ihåg allt det här? Det är ju inte snällt och lätt alltid. Nej, jag vet. Och där måste man ha tålamod.
Återigen, det är inte på något sätt perfekt. Det är därför jag tror också att tålamod och den här inställningen Jag vet att du är superpraktisk och det är jag med, tro mig. Jag är väldigt, väldigt praktisk. Jag är den första att säga … Vi har förflyttat oss nu från inspiration. Vi har nog med inspiration om AI.
Vi behöver implementering. Vi behöver praktiska råd. Hur gör jag? När gör jag det? Vad får jag göra? Hur funkar det?
Alla de här bitarna steg för steg. Jag är den första att säga det. Men jag tror också att För att göra en stor förändring på ett företag så behöver man koppla det till det här som inte är de tekniska bitarna. Utan just att om det är så att du befinner dig i Co-pilot den svarar inte alls vad du vill. Den svarar bara: Jag kan inte hjälpa dig med det. Och då tänka, japp, that’s it.
I’m out. Det funkar inte. Nej! Utan då får man be om tålamod. Funktionerna blir nya. Eller det kommer nya funktioner, uppdateringar hela tiden.
Det enda ni kan vara säkra på är att AI-verktygen idag aldrig varit så dåliga någonsin som de är just nu. För att de kommer vara mycket bättre. Om en vecka, två veckor, tre veckor, fyra veckor. Så det är det enda vi kan vara säkra på. Så tålamod, testa, testa nya sätt och ge dig själv en möjlighet att lära. i de här sakerna också. Vill man lära sig mer så har ju du mycket information.
Vilka tips har du om webbsidor, LinkedIn? Du får gärna promota dig själv också. Promota, ja men precis! Ja, jag är ju en entusiast för det här och jag brinner för att alla ska med om jag får uttrycka mig på det sättet. Det vill säga jag tror att generativ AI är en så fundamental stark kraft att vi behöver demokratisera den här kunskapen. Så jag försöker sprida så mycket jag kan på LinkedIn som jag tycker är en väldigt bra plattform för att följa olika namn och lära sig bit för bit helt enkelt.
Så Hanna Ratke Bergström heter jag där R-A-D-T-K-E, mycket konstigt stavat. Men där finns jag och jag älskar att diskutera just de här AI-förförandena företag och de praktiska bitarna av hur vi faktiskt går från ett problem till en lösning med AI. Jag brukar alltid ställa frågan om man har gjort några misstag man skulle vilja dela med sig av som andra kan lära sig av? Jag har inte förberett dig på den. Men har du gjort några misstag du kan dela med dig av? Jag har gjort alla misstag!
Ja, gud ja jag har gjort mycket misstag. oändligt mycket misstag. Bland annat har jag varit ganska otålig i mina dagar. Jag började som sagt redan i slutet på 2022 med Chucky BT och testade och sen 2023 och tänkte att alla skulle vara lika snabba. Ville jag använda det här verktyget lika snabbt som jag? Och dessutom ville jag bara köra på med mina projekt kring detta? Det jag har lärt mig nu är verkligen att i stora organisationer så blir det mycket mer framgångsrikt med ett projekt om man verkligen krokar arm med de viktiga stakeholders redan från början.
Och i AI-frågan är det naturligtvis AIT, det är HR som sitter på fantastisk kompetens, hur man sprider kunskap inom en organisation och andra affärsområden inte minst. Man är en entusiast kring detta och vill ha till en långsiktig förändring som man kan sprida internt och externt. Då ska man hitta de här nyckelpersonerna snarare än att rusa iväg som en liten själv i sitt team. Otroligt bra! Idag har vi fått lära oss att så här kommer du igång med AI som projektledare. Börja med kartläggning, sök instant wins.
Enkla saker du kan göra för att lösa verkliga problem. Kommunicera tydligt. Mät resultaten löpande på enkelt sätt och sedan skalar man gradvis och fortsätter ha uthållighet. Fantastiskt bra avsnitt. Tack för att du tog dig tiden. Vi lägger din länk till din LinkedIn-profil i anteckningar till avsnittet.
Stort tack för att du tog dig tiden att vara med Hanna Radcket Bergström. Tack så mycket. Tack för att du har lyssnat på Projektledarpodden. Gör gärna av det till oss med idéer, tips och förbättringsförslag. Det gör du enklast, via mejl på lyssnare@Projektledarpodden.se Eller via det sociala nätverk du föredrar.